Interim Management

Centraliseren en professionaliseren gemeentelijke communicatieafdeling

De vraag: Bij aanvang was de communicatiefunctie binnen deze gemeente decentraal georganiseerd binnen de diensten. Communicatieadviseurs hadden allemaal een eigen taakopvatting en -invulling en werden aangestuurd door de directeur van de dienst. Een gedeelde visie op communicatie was er niet. Woordvoering was onduidelijk geregeld, met als gevolg dat journalisten overal in de organisatie met hun vragen terecht konden. Dit tot grote frustratie van de bestuurders. Er werd een reorganisatie ingezet, waarbij de ambtelijke organisatie werd 'gekanteld' en de logica van de burger als uitgangspunt werd genomen. Het was onduidelijk hoe de communicatiefunctie hier in paste en verder ontwikkeld kon worden.

De aanpak: Na een verkenning bij zowel bestuur, partijen in de stad als ambtelijke opdrachtgevers werd gekozen voor een centrale afdeling communicatie. Dit zorgde voor meer eenheid in taakopvatting en een meer zichtbare positie van communicatie. Er werd vastgelegd welke producten en diensten de afdeling leverde. Een communicatievisie werd voorbereid en door het college vastgesteld. De samenstelling van het team veranderde; er werden deels nieuwe mensen aangetrokken met andere kwaliteiten. Kennis en ervaring van blijvend personeel werd (h)erkend. Een centrale afdelingsbegroting gaf inzicht in de bedragen die er jaarlijks aan communicatiezaken werden besteed. Dit maakte duidelijk welke taken beter uitbesteed en welke taken juist beter in huis gehouden konden worden. Persoonlijke aandacht en ruimte voor (vak)ontwikkeling waren de drijvende krachten voor het team. De klanttevredenheid nam in die periode toe, evenals de behaalde communicatieresultaten. De nieuwe afdeling communicatie had een omvang van 25 mensen.

De rol: leidinggevende, verandermanager, strategie ontwerper, coach.